تجارب بین‌المللی زیادی در زمینه شفافیت نظام‌های شورایی وجود دارد. در چند پست به بررسی تجارب بین‌المللی در زمینه شفافیت شوراهای شهر می‌پردازیم.

عناوین و مفاد دستور جلسه

دستور جلسه برای شورا کاملاً مشخص است. هر شورا می‌داند که جلسه بعدی قرار است به چه چیزی بپردازد. اما وقتی در مورد شفافیت دستور جلسات صحبت می‌شود، علاوه بر شورا مردم نیز باید بدانند. چون دانستن عموم مردم از اینکه شورا در آینده قرار است چه جلسه و با چه دستوری داشته باشد، به آن‌ها کمک می‌کند که اگر فردی ذی‌نفع است، یا حرفی دارد و یا قرار است حقی از حقوق وی در آن جلسه مطرح شود، فرصت مداخله، مشارکت و تأثیرگذاری پیدا می‌کند. وقتی دستور جلسه مشخص و در اختیار مردم قرار گرفته باشد خیلی از بحث‌های تعارض منافع، مجدد قابل تحلیل و اثرگذاری است. نمونه‌ای از شاخص‌هایی که در دنیا برای شفافیت دستور جلسات مورد استفاده قرار می‌گیرد عبارتند از:

1. الزام قانون به فراهم کردن امکان حضور مردم
2. تأیید عمومی بودن جلسه توسط رئیس (امضاء و مکتوب)
3. الزام به انتشار اعلامیه جلسه (48 ساعت قبل از جلسه)
4. ارائه دستور جلسات به صورت طولانی‌مدت (9 ماه قبل)
5. ارائه زمان و مکان جلسه بعد در پایان جلسه
6. ارائه گزارش‌هایی که در جلسه قرائت شده است.

یکی از مواردی که باعث زمینه‌سازی برای حضور گسترده مردم و نخبگان در نظام‌های شورایی می‌شود، مشخص شدن دستور جلسه و برنامه‌های جلسات شورا است. به این صورت که مردم و نخبگان در صورت مطلع بودن از دستور جلسه و موضوعاتی که در آن مطرح می‌شود، اگر نکات و یا پیشنهادها و یا ایده‌ای دارند می‌توانند با حضور در جلسات شورا به اعضای شورا منتقل کنند. دستور جلسه نوعی الزام قانون به فراهم کردن امکان حضور مردم در جلسات است. در بلندمدت لازم است که برنامه جلسات (حدود نه ماه قبل) به اطلاع عموم رسانده شود. همچنین بایستی برنامه جلسه شورا حداکثر 48 ساعت قبل از جلسه انتشار یابد. در هر جلسه شورا بایستی اعلام شود که جلسه بعدی به چه ترتیب است و زمان و مکان آن چگونه است و چه موضوع یا موضوعاتی قرار است در آن مطرح شود و گزارش‌ها را در جلسه اعلام کنند. در ادامه برخی از تجربیات بین‌المللی در زمینه شفاف شدن عناوین و مفاد دستور جلسه ارائه می‌شود.

در شورای شهر بوستون، شورا ملزم است 48 ساعت قبل از جلسه اعلامیه جلسه (شامل برنامه و دستور جلسه) را منتشر کند. همچنین قانون ملزم می‌کند که عموم مردم می‌توانند در جلسات شورا شرکت کنند^[1] که در شکل شماره 1 مشخص است.

شکل 1: اعلامیه جلسه شورای شهر بوستون

در شکل شماره 2 نمونه‌ای از برنامه جلسات شورای شهر چندلر و تقویم هفتگی موضوعاتی که در این شورا قرار است بر روی آن بحث شود نشان داده شده است^[2].

شکل 2: تقویم هفتگی جلسات شورای شهر چندلر

در شهر شیکاگو ایالات‌متحده، شورای شهر شیکاگو در سندی که منتشر شده است هم زمان و مکان جلسه شورا در آن ذکر شده است و مشخص شده است که در چه تاریخی و در چه ساعتی و در چه سالنی جلسه قرار است برگزار شود. همچنین در این اعلامیه بر اساس تأیید نظر کمیته، عمومی بودن یا محرمانه بودن جلسه به‌منظور فراهم شدن امکان حضور مردم مشخص می‌شود^[3]. در شکل شماره 3 نمونه اعلامیه برنامه جلسه شورای شهر شیکاگو آورده شده است.

شکل 3: فرم اطلاعات برگزاری جلسه بعدی شورای شهر شیکاگو

در دستور جلسه شورای شهر لندن کشور کانادا نیز علاوه بر مشخص شدن زمان و مکان جلسات، اعضای جلسه، میهمانان جلسه و همچنین گزارش‌هایی که قرار است در جلسات آتی قرائت شود در دستور جلسه مشخص می‌شود. حتی مشخص می‌کند که مثلاً در فلان ساعت قرار است در جلسه شورای شهر یک تنفس داده شود^[4]. در شکل شماره 4 نمونه از دستور جلسه جزئی شورای شهر لندن کشور کانادا قابل‌مشاهده است.

شکل 4: دستور جلسه شورای شهر شیکاگو

شکل 5: دستور جلسه جزئی شورای شهر لندن کشور کانادا

در شورای شهر کلمبیا برنامه‌ها تا 9 ماه آینده مشخص شده‌اند^[5]. تقویم آن دارای قابلیت دانلود می‌باشد و دستور جلسه در فرمت متناسب با برنامه «outlook» قابل دریافت است.

شکل 6: برنامه‌های 9 ماه آینده شورای شهر کلمبیا

همچنین برنامه‌های این شورا در قالب‌های مختلف روزانه، هفتگی و ... ارائه شده است^[6]. که در شکل شماره 6 قابل مشاهده است.

شکل 7: قابلیت دریافت برنامه‌های شورای شهر در قالب‌های مختلف

شورای شهر پاریس نیز مانند تمام شورای دیگر شهرهای کشور فرانسه دستور جلسه شورا را بر روی سایت خودش قرار می‌دهد تا عموم مردم از زمان و مکان جلسه و همچنین موضوعات جلسه مطلع شوند تا امکان حضور آن‌ها در جلسات فراهم بیاید^[7]. در شکل شماره 7 نمونه انتشاریافته برنامه‌های جلسات شورای شهر پاریس نشان داده شده است.

شکل 8: برنامه جلسات شورای شهر پاریس

شورای شهر کلایدون انگلستان نیز دستور جلسه و برنامه جلسه را قبل از برگزاری جلسه شورا مشخص می‌کند و بیان می‌کند که پانزده دقیقه ابتدایی جلسه زمان برای طرح سؤالات مردم در مورد موضوع جلسه است. همچنین بحث اعلام تعارض منافع صورت می‌گیرد تا نمایندگانی که بایستی جلسه را ترک کنند مشخص شوند^[8].

شکل 9: برنامه کامل جلسه شورای شهر کلایدون

در شورای شهر کارولینا آمریکا نیز مشخصات دستور جلسات و اینکه چه فعالیت‌ها و اقداماتی قرار است انجام شود، مشخص می‌شود^[9]. در شکل شماره 9 نمونه‌ای از دستور جلسه شورای این شهر قابل مشاهده است.

شکل 10: دستور جلسه شورای شهر کارولینا آمریکا

شورای شهر ماکونتو نیز در مورد تاریخ جلسه، مکان جلسه و موضوعاتی که قرار است در جلسه برگزار شود شهروندان را آگاه می‌سازد^[10]. در شکل شماره 10 یک نمونه از دستور جلسات شورای این شهر قابل مشاهده است.

شکل 11: مشخص کردن مکان و زمان جلسات در شورای شهر ماکونتو

همان‌گونه که بیان شد، یکی از کارهایی شوراهای شهر در کشورهای پیشرفته انجام می‌دهند مشخص کردن موضوعات جلسات شورا در بلندمدت است. به‌عبارت‌دیگر تقویم جلسات آتی شورا و موضوعاتی که قرار است بحث شوند بایستی مشخص شود. البته برخی از مسائل هستند که بنا بر اقتضائات می‌توانند به صورت فوریتی در دستور جلسه شورا قرار بگیرند ولی ضروری است که شورا لیستی از موضوعات مهم را در نظر بگیرد و بر اساس زمان‌بندی مشخص و قرار دادن در تقویم زمان‌بندی موضوعات جلسات آتی را برای شهروندان مشخص کند.

شورای شهر دیتوریت آمریکا، یکی از شهرهایی است که بر اساس تقویم مشخص شده، موضوعات را در شورای شهر مطرح می‌کند و شهروندان می‌توانند مطلع شوند که در هفته‌های آتی چه بحث‌هایی قرار است در شورای شهر مطرح شود^[11]. در شکل شماره 11 نمونه از تقویم زمان‌بندی برنامه‌های شورای شهر دیتوریت نشان داده شده است.

شکل 12: تقویم زمانی جلسات شورای شهر دیتوریت آمریکا

شورای شهر نانوایوت کانادا نیز بعد از هر جلسه مکان و زمان جلسه بعد مشخص می‌شود^[12] که در شکل شماره 12 مشخص است.

شکل 13: مشخص شدن مکان و زمان جلسات آتی شورای شهر نانوایوت

شوراهای شهر دیگر شهر مثل شورای شهر لندن کشور کانادا نیز دستور جلسه و برنامه‌های بعدی شورای شهر را برای تقریباً دو ماه آتی مشخص می‌کند که در سایت این شورا برای شهروندان قابل‌دسترسی است که در شکل شماره 13 نشان داده شده است^[13].

شکل 14: مشخص شدن برنامه دو ماه آینده شورای شهر لندن کانادا

این‌ها نمونه‌هایی از شوراهای شهرهای کشورهای مطرح جهان بود که نشان می‌دهد همه آن‌ها ملزم به این هستند که دستور جلسه و برنامه جلسه شورا را به‌طور دقیق مشخص کنند و آن آر انتشار داده و در اختیار شهروندان قرار دهند. شوراهای شهر کارآمدی برنامه‌ها و دستور جلسات را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه منتشر می‌کنند تا عموم شهروندان از وضعیت شورای شهر و موضوعاتی که قرار است به آن پرداخته شود آگاه شوند. ملزم بودن شوراهای مذکور به مشخص کردن برنامه جلسات و دستور جلسه باعث می‌شود که مردم از موضوعاتی که در جلسات شورای شهر قرار است به آن پرداخته شود، باخبر شوند و درصورتی‌که مسئله یا مشکلی دارند و یا ایده‌ای برای حل آن مسئله دارند، بتوانند در آن جلسه مذکور بیان کنند تا شورای شهر بتواند اولاً شناخت درستی از آن موضوع یا مسئله پیدا کند و ثانیاً بتواند از ایده‌ها و نظرات شهروندان و نخبگان برای حل مسئله یا موضوعات شهری استفاده کند.

از دیگر مؤلفه‌های محتوایی ناظر به شفافیت نظام‌های شورایی و به‌طور خاص شورای شهر این است که متن دعوت‌نامه جلسات برای عموم منتشر شود. در متن دعوت‌نامه جلسات، میهمانان شورای شهر و موضوعاتی که قرار است به آن بپردازند مشخص می‌شود و باعث می‌شود که مردم از حضور افراد در شورا و موضوعاتی که قرار است مطرح شود مطلع شوند.

اکثریت شوراهای شهر جهان درصورتی‌که جلسه شورا، جلسات محرمانه‌ای نباشد متن دعوت‌نامه جلسات را منتشر می‌کنند. به‌عنوان‌مثال شورای شهر کارولینا شهر آمریکا هر هفته دعوت‌نامه جلسات را که شامل موضوع جلسات و اعضای جلسات و میهمانان جلسات است را منتشر می‌کند^[14]. مشخص شدن موضوع جلسات و اسامی افراد و مسئولانی که قرار است در جلسات شورای شهر پیدا کنند از موارد مهمی است که در صورت انتشار متن دعوت‌نامه جلسات، تحقق پیدا می‌کند. انتشار متن دعوت‌نامه جلسات برای افراد و اطلاع یافتن عموم مردم از آن از مواردی است که موجب تحقق شفافیت در نظام‌های شورایی و به‌طور خاص شورای شهر می‌شود. البته لازم به ذکر است که در صورت تأیید محرمانه بودن جلسات، می‌توان متن دعوت‌نامه‌هایی که برای افراد خاص فرستاده شده است تا در جلسه شورا حضور یابند، انتشار پیدا نکند.

منابع